Норма или факт: как считать топливо в путевом листе?
Во многих автопарках каждое утро бухгалтер раскладывает путевые листы водителей, открывает отчёт системы мониторинга или записи водителя по пробегу и переносит цифры из одного документа в другой: пробег, заправки, остаток в баке. К обеду выясняется, что остаток у одного водителя не сходится. К вечеру выясняется, что водитель с этим не согласен.
Бухгалтеры и диспетчеры тратят часы на работу, которую машина сделала бы быстрее и без ошибок. Рутина сама по себе не так страшна. Хуже то, что из неё вырастают споры, пересчёты и недоверие.
Опыт внедрения электронных путевых листов у наших клиентов показывает, что автоматизировать эту работу можно двумя способами:- списание топлива по нормам;
- списание по факту на основе данных ДУТ
Оба способа надёжны, но у каждого есть свои особенности.
1. Когда в ход идут нормы
Если данных о фактических остатках топлива в баке нет, расход считают по нормам. С учётом различных повышающих коэффициентов, применяемых норм может быть большое количество: расход топлива зимой, летом, город или трасса, с кондиционером и без, с учётом работы навесного оборудования и без него, гружёный или порожний и т. д. Для каждого вида транспорта нормы отличаются — мы учли всё и внедрили в наши электронные путевые листы.
Как это работает?
Для расчета точных пробегов мы используем высокоточное GPS-оборудование, которое считывает данные напрямую с панели приборов автомобиля (с CAN-шины). А интеграция с топливными поставщиками Республики Беларусь гарантирует 100% автоматическое попадание в электронный путевой лист всех заправок по топливным картам.
На выходе получается электронный документ, в который автоматически переносятся данные пробега, заправки по топливным картам. Приложение «Электронный документ» самостоятельно рассчитывает остатки топлива на каждый день, запоминает их и переносит на следующий путевой лист. Никакой ручной работы – всё автоматизировано и работает как часы.
2. Когда факт важнее нормы
Иногда путевые листы так сложны, что быстро их не
автоматизировать: слишком много нюансов и условий. В таком случае мы предлагаем пересмотреть линейные нормы в меньшую сторону и перейти к контролю фактического расхода топлива на основе высокоточного ДУТ. В баке автомобиля должен быть установлен
врезной ДУТ.
Как это работает?
Благодаря телематическому оборудованию программа забирает фактический остаток топлива как есть на начало и окончание рейса, и на основе полученных данных электронный путевой лист рассчитывает расход топлива.
Если в автопарке перевозчика есть легковые автомобили, то с помощью GPS-трекера, подключённого к CAN-шине автомобиля, считываются остатки топлива в баке со штатного ДУТ.
При этом сохраняется интеграция с топливными поставщиками. Электронный путевой лист производит сверку заправок, произведённых по топливным картам, и заправок, зафиксированных с помощью высокоточного ДУТ, и отдельным столбцом выводит разницу.
Без лишних сложностей
Для запуска не нужны сложные интеграции с учётными и CRM-системами вроде «1С» или «Битрикс24». Внедрение и обучение сотрудников занимают немного времени. Форму путевого листа можно сделать любой, под требования заказчика. Бухгалтер, у которого освободилось время, вряд ли будет скучать по сверке заправок. Водитель, возможно, будет)
Итоги
Некоторые предприятия выбирают учёт топлива по ранее согласованным нормам из-за отсутствия возможности установки врезных ДУТ. Другие, пересмотрев линейные нормы, учитывая реальную картину потребления топлива, имеют возможность вести электронный путевой лист по данным ДУТ. Это позволяет им сверять фактическое потребление топлива с линейными нормами.
Получается простая формула: пробег с CAN-шины, заправки по топливным картам и фактический остаток по ДУТ. По опыту наших клиентов, расход топлива после такого перехода снижается на 15% и больше, а внедрение окупается примерно за две недели. Цифры впечатляют, но объяснение у них будничное: топливо, которое точно считают, сложнее потерять.
Какой бы вариант вы ни выбрали, у электронного путевого листа всегда будут преимущества.
- Автоматизация. Сотрудники тратят время на важные задачи, а не на перенос цифр.
- Безупречный учёт. Исключение человеческого фактора гарантирует точность и своевременность заполнения.
- Отсутствие конфликтных и спорных ситуаций. Независимость поступления и заполнения данных даёт уверенность в их объективности.
- Пересмотр установленных линейных норм в меньшую сторону и переход на полный контроль фактически потраченного топлива с помощью установки высокоточных врезных датчиков уровня топлива.
- Интеграция с топливными поставщиками Республики Беларусь и сверка заправок.
С приложением «Электронный документ» ваши рабочие процессы станут проще, прозрачнее, а главное, вы получите экономию практически сразу после внедрения!
Развивайтесь с нами и помните: решение есть всегда!
Поделиться: