Новое решение для путевых листов: “Электронные документы”
Проблема
Многие компании, обладающие собственным автопарком, сталкиваются с типичной проблемой: перегруженность бухгалтеров и диспетчеров отвечающих за закрытие путевых листов. Сотрудники часто теряют часы на заполнение транспортных документов, вручную копируя цифры из путевых листов водителей или отчётов системы мониторинга.
Ошибки в остатках, спорные данные по заправкам и утомительные сведения таблиц в Excel превращаются в рутину, которая отнимает силы и время.
Решение
Мы разработали веб-приложение “Электронный документ”, которое автоматизирует работу с путевыми листами. Приложение позволяет работать не только с путевыми листами, но и с любым excel-документом, где требуется расчет движения и остатков топлива, километража, рабочего времени водителей, техники или любой другой установки.
Все данные загружаются напрямую из системы мониторинга: общий пробег, пробеги город/трасса, заправки по топливным картам, остатки топлива, линейные нормы зима/лето для каждого вида техники и многое другое. Поддержана интеграция со всеми топливными операторами Республики Беларусь. Всё заполняется автоматически в нужные поля и ячейки документа без бумажной волокиты и ручного переноса.
Один из вариантов реализации электронного путевого листа представлен на рисунках ниже:
Вкладка для автотранспорта
Вкладка для спецтехники
Формат таблиц может быть любым по желанию заказчика.
В данном примере: каждая строка таблицы – это временной интервал, включающий в себя дату выезда/возвращения автомобиля или дата начала/окончания работы спецтехники.
Заполнение электронного документа может производиться за любой отчетный интервал (дни, недели, месяцы). Есть возможность экспортировать заполненную таблицу путевого листа в формате excel на ПК пользователя, а также функция быстрой печати.
Возможности приложения
- Работает с любыми готовыми Excel-документами – просто загружайте уже привычные Вам формы отчетности в наше веб-приложение.
- Интеграция с любым топливным оператором Беларуси – все заправки по топливным картам вы получаете онлайн, прямо в путевой лист.
- Позволяет проверять и при необходимости редактировать любые данные перед закрытием путевого листа. Любой сотрудник (бухгалтер, диспетчер) сможет легко отследить пережоги и предпринять меры для внесения необходимых корректировок, для правильного переноса остатков и т.д..
- Работает с большим количеством таблиц и вкладок. Могут быть загружены путевые листы для автотранспорта, спецтехники и любые другие типы.
- Автоматически переносит остатки и пробег из предыдущих закрытых путевых листов.
- Поддерживает различные нормы расхода топлива и коэффициенты – удобно для строительной техники и спецтранспорта.
- Фиксирует смены водителей в одном путевом листе.
- Экспортирует отчеты в excel формате прямо на ПК пользователя и оперативно формирует печатные версии.
Преимущества для бизнеса
- Экономия времени бухгалтеров и диспетчеров, колонных и механиков.
- Минимум ошибок и спорных ситуаций.
- Высокая скорость внедрения в рабочие процессы компании при относительно низких финансовых затратах.
- Не требуются сложные интеграции с ERP-системами (1С Предприятие, Битрикс и др.)
- Простота использования: работает прямо в браузере, доступен с любого компьютера, интерфейс понятный и легкий.
Итоги
Электронные путевые листы – это быстрый способ избавиться от бумажной рутины и сделать учет топлива прозрачным и удобным.
С приложением “Электронный документ” ваши рабочие процессы станут проще, а команда сможет сосредоточиться на действительно важных задачах.
Развивайтесь с нами и помните: решение есть всегда!
Поделиться: